Erste Einweisung in neue Mitgliederverwaltung

"Bisher konnten wir das alte und das neue Mitgliederverwaltungsprogramm parallel laufen lassen", sagt Projektleiter Franz-Josef Thelen. "Im Grunde war es zum Zeitpunkt des Totalausfalls des alten Systems unser Glück, dass wir bereits das neue System Vewa mit Leben gefüllt hatten. So konnten wir schnell reagieren und den Dienstbetrieb aufrecht erhalten." Das eigentliche Problem lag nun darin, die hauptamtlichen Mitarbeiter in den Landesgeschäftsstellen schnell zu einer Systemeinweisung nach Bonn in die Bundesgeschäftsstelle zu holen. "Da blieb so kurzfristig als Termin nur die Festlegung auf die Tage zwischen Weihnachten und Neujahr", sagt Thelen.

Verzicht auf Weihnachtsurlaub unumgänglich
Am Dienstag und Mittwoch kamen Mitarbeiter aus Baden-Württemberg, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz, Hessen und dem Saarland nach Bonn. Auch die zwei Mitarbeiterinnen aus Thelens Projektteam verzichteten auf ihren Weihnachtsurlaub, um die Mitgliederpflege in dieser Ausnahmesituation am Laufen halten zu können. "Von der Funktionalität und der Datenpflege hängt der Beitragseinzug für das Jahr 2011 im Februar ab", so Thelen.

System hilft Anfragen der Bundeswehr besser zu beantworten
Die neun hauptamtlichen Mitarbeiter sind vom neuen System überzeugt. "Es ist zukunftssicher auf die Bedürfnisse des Verbandes zugeschnitten worden. Das neue Content Management System für den Internetauftritt des Verbandes greift auf die Daten von Vewa zurück. Künftig können wir auch der Bundeswehr noch mehr bei der Auswahl geeigneter Reservisten für bestimmte Einsätze unter die Arme greifen", so Thelen. Voraussetzung dafür sei jedoch, "dass es keine kreative Datenpflege in den Landesgruppen geben darf. Denn Abfragen nach den Wünschen der Bundeswehr sind dann unmöglich".

Änderungen der Bankverbindung an Landesgeschäftsstellen melden
Die Landesgruppen haben für den kommenden Beitragseinzug feste Termine erhalten, bis wann sie die Mitgliedsdaten auf einen aktuellen Stand gebracht haben müssen. "Kündigungen der Mitgliedschaft zum 31. Dezember müssen bis zum 15. Januar eingearbeitet sein, Neumitgliedschaften bis zum 12. Februar", sagt Franz-Josef Thelen. Eine Menge Arbeit für die Mitarbeiter in den Landesgeschäftsstellen. Doch das sei machbar. Für Mitglieder heißt das, dass sie sich bei Änderungen ihrer Bankverbindung immer direkt an ihre Landesgeschäftsstelle wenden sollen.